A continuación algunos temas a tomar en cuenta cuando se gestiona un contrato con el Estado desde el sector privado:

Esquematizar los alcances contractuales

Los documentos que se elaboran para licitaciones públicas que luego forman parte de la definición de alcances del contrato (términos de referencia, requerimientos técnicos mínimos, especificaciones técnicas, etc.) suelen ser algo complejos en su redacción, encontrándose usualmente requerimientos reiterativos, ampliatorios y en algunos casos contradictorios en distintos extremos de todos los documentos que forman parte del contrato.

Es por ello que se hace recomendable, que durante el proceso de licitación y de manera indispensable al inicio del contrato, se haga un desagregado esquemático de los alcances contractuales, esto permitirá encontrar cualquier contradicción, indefinición o contravención normativa dentro de las exigencias contractuales, así mismo, permitirá estimar adecuadamente la oferta económica a presentar.

Resolver las contradicciones, indefiniciones o contravenciones normativas encontradas

Luego de esquematizar los alcances contractuales, se deben resolver de manera formal las contradicciones, vacíos o contravenciones normativas encontradas, según se considere conveniente. Es importante que este ejercicio se realice de manera oportuna (usualmente de manera temprana) a fin de evitar futuras controversias con el cliente.

Esta actividad se debe hacer durante el proceso de licitación, a través de la absolución de consultas y observaciones, no obstante, dado el corto plazo que se suele otorgar en estos procesos, usualmente se mantendrán durante la ejecución contractual, debiéndose efectuar el mismo ejercicio de forma más minuciosa.

En el caso de resolución de indefiniciones durante la ejecución contractual, es sumamente importante establecer un plazo máximo de respuesta (deseablemente sustentado para evitar que se rechase el mismo), estableciendo el impacto de costo y/o plazo que tendrá en el proyecto de no cumplirse con el mismo.

También podría ser recomendable, siempre que sea factible y conveniente, establecer un rumbo de acción determinado de no obtener respuesta en el plazo indicado, esto con el fin de presionar a que se atienda el requerimiento y evitar demoras en la ejecución contractual.

Establecer las bases de diseño

Al inicio del proyecto se deben establecer formalmente los aspectos normativos y estándares de calidad que se tomarán como referencia para la elaboración del proyecto, esto con el fin de evitar que surjan mayores requerimientos en etapas posteriores, debiéndose esperar la aceptación de los mismos por parte del cliente antes de pasar a una siguiente etapa.

En este punto hay que tener en cuenta que existen aspectos normativos de obligatorio cumplimiento con el Reglamento Nacional de Edificaciones y otros que no, como las Normas Técnicas Peruanas o normas referenciales internacionales.

Este punto no debe ser tomado a la ligera, debiéndose tener cuidado de no establecer normativas no obligatorias con las que no este familiarizado el equipo de trabajo del proyecto, siendo recomendable incluirlas explicitamente como referenciales, de ser necesario o preferiblemente no incluirlas, ya que esto puede originar futuras exigencias que no estarán consideradas en los costos del proyecto.

Evitar «bañar en oro» cualquier alcance del proyecto

Este principio, fundamental de la dirección profesional de proyectos, es mucho más relevantes en contratos con el Estado, ya que cualquier mejora que se de en cualquier alcance del proyecto, usualmente no podrá ser compensado en otros extremos, esto debido al control simultaneo o posterior al que suelen estar sujetos los funcionarios públicos responsable de la aceptación del proyecto.

En ese sentido, cualquier mejora compensada con alguna reducción que se advierta sea indispensable proponer al proyecto, debe ser formalmente presentada y sustentada de forma previa a su ejecución (si se encuentra en etapa de obra) o su incorporación al proyecto (si se encuentra en etapa de expediente técnico).

Dedicación y participación del gestor contractual en las coordinaciones

Teniendo en cuenta que el gestor contractual es aquel que tiene dominio sobre el alcance del contrato y los pormenores de la modalidad de ejecución contractual, es importante que éste participe de todas las coordinaciones relevantes, ya sea en las reuniones de coordinación semanal durante la elaboración del expediente técnico o la ejecución de la obra o cualquier reunión no programada en la que se discutan alcances del proyecto, para ello, dependiendo de la embergadura de la obra, recomendablemente el gestor contractual deberá tener dedicación exclusiva a la misma.

Teniendo en cuenta que el rol del gestor contractual no es considerado en el equipo de proyecto requerido por el cliente, es necesario, presentarlo e incorporarlo al equipo de trabajo, a fin de evitar que sea excluido de las coordinaciones por parte del cliente, sobre todo ante la ocurrencia de controversias.

Existen otros puntos importantes que ampliaré mas adelante:

  • Establecer los interlocutores válidos
  • Registro de comunicaciones
  • Niveles de comunicación en el equipo de trabajo