Objetivo de la planificación del alcance

  1. Los deseos y expectativas (objetivos) del cliente son expresados en lenguaje coloquial.
  2. El director del proyecto debe traducir esos objetivos en requisitos perfectamente definidos, empleando el lenguaje técnico que se requiera, para que sea entendido por aquellos que realizan el trabajo.
  3. La traducción no debe dejar margen a la interpretación, ya que se pueden cometer errores de interpretación.
  4. Todos los objetivos deben tener obligatoriamente uno o varios requisitos de proyecto asociado.
  5. Tampoco deben haber requisitos que no hayan surgido de un objetivo indicado por el cliente.
  6. Esto implica que el alcance del proyecto debe incluir todo lo que es necesario para finalizar el proyecto con éxito.
  7. En resumen objetivos se transforman en requisitos, los requisitos se transforman en paquetes de trabajo, los resultados de los paquetes de trabajo deben cumplir y satisfacer los objetivos del cliente.
  8. Los paquetes de trabajo se disgregan en tareas y actividades, no obstante, si bien estas tareas y actividades sirven para determinar el tiempo y costo de los paquetes de trabajo, por parte de aquellos que lo realizan, estas no forman parte de la Estructura de Desglose de Trabajo o EDT que se verá más adelante.

Recopilar los requisitos del proyecto

Recopilar los objetivos del proyecto para traducirlos en requisitos es una de las cosas más importantes y difíciles a la que nos enfrentamos en la dirección de proyectos. Una mala identificación de los requisitos puede generar objeciones y rechazo en el resultado final.

El cliente tiene interés en conseguir el mayor valor con la menor inversión de tiempo y dinero posible, y conseguir ese objetivo es el rol fundamental del director del proyecto.

  1. Averiguar los objetivos del cliente convirtiéndolo en lenguaje técnico.
  2. La confianza es la base del trabajo entre el cliente y el director del proyecto.
  3. Saber realizar las preguntas oportunamente.
  4. Se deben interpretar adecuadamente las respuestas.
  5. Para esto debemos tener en cuenta que no siempre serán capaces de decirnos todo lo que desean, al no contar con el lenguaje técnico necesario.
  6. Se debe ubicar a los clientes en diferentes escenarios proyectuales, con sutileza.
    • ¿Qué pasaría si?
    • ¿Qué te parece si tuviera esto?
    • ¿Qué pasaría si no tuviera esto?
    • ¿Por qué se ha fijado tal fecha?
    • ¿Cómo se ha estimado la inversión disponible para el proyecto?
  7. Una vez identificadas las necesidades se debe determinar un alcance, planteando los tiempos y costos de materialización.
  8. En base a las respuestas y reacciones se orientan a los clientes.
  9. Una vez proyectados los tiempos y costos se deben conciliar con el presupuesto y el plazo disponible, ya sea ajustando el alcance o modificando el presupuesto y plazo.

En esta etapa es importante saber que iniciarás empleando el lenguaje del cliente, y que en el proceso llevarás al cliente a emplear tu lenguaje, una vez que esto se consiga se puede dar inicio al proyecto de forma profesional. Este es el momento oportuno para negociar y llegar a acuerdos, cuando ya se han aterrizado las expectativas. Los acuerdos se trasladan a un documento que será suscrito por las partes, a fin de evitar ambigüedades y requerimientos mayores de forma posterior.

Estructura de Desglose de Trabajo – EDT (Work Breakdown Structure – WBS)

  • La EDT parte desde los requerimientos del cliente.
  • En cada desglose de nivel se debe cubrir el 100% del nivel superior.
  • El desglose se debe realizar hasta un nivel en el que se le pueda asignar un coste, un tiempo y un responsable, a fin de que sea adecuadamente controlado.
  • Los especialistas, son los que deben ayudar al director del proyecto a elaborar la EDT. El director del proyecto no requiere manejar los detalles técnicos vinculados a los paquetes de trabajo, ya que el director del proyecto es un metodólogo, ya ha dejado de ser un técnico.
  • Posiblemente sea necesario subir algunos niveles en la EDT para no perder la perspectiva. El algo que suele suceder en el desarrollo de la EDT.
  • Se deben incluir todas los trabajos necesarios para el desarrollo del proyecto, inclusive, los necesarios para la dirección del proyecto.
  • Se debe desarrollar la EDT y compartirla con los involucrados, ajustándola hasta que todos estén de acuerdo.
  • La EDT permite convencer al cliente que sus objetivos serán satisfechos.

Es importante ir de la mano con los especialistas para saber si la EDT tiene el suficiente nivel de desarrollo o está poco desarrollada, los especialistas (aquellos que ejecutan el trabajo) pueden asesorarnos efectivamente en este punto.

Diccionario de la EDT

  • Explicación detallada de cada uno de los componentes de la EDT que requieran de mayor explicación.
  • Las descripciones deben ser lo suficiente detalladas para evitar mayores explicaciones en el proyecto.
  • Contenido tentativo de cada ítem de la EDT:
    • Descripción detallada del trabajo a realizar.
    • Responsable de realizar ese nodo.
    • Quienes intervienen y su rol en la elaboración.
    • Los recursos que necesita.
    • La estimación del costo.
    • Los requisitos de calidad que deben cumplir.
    • Las fechas programadas para su inicio y finalización.
    • Las dependencias con otros nodos.
    • Los riesgos que puedan afectarle.

Debemos tener presente que desarrollar el diccionario de la EDT es una labor ardua que requiere mucho tiempo, por lo que si nuestra organización no cuenta con este activo, es muy difícil que se desarrolle adecuadamente, desde cero, en algún proyecto que tengamos a cargo.